ORACIÓN DE LA SECRETARIA
Solo por hoy, oh Dios mío, concédeme el don de la valentía para que pueda andar libre y tranquila por las sendas de la vida haciendo mi trabajo cada día más fructífero y con más ánimo.
Concédeme el don de la sonrisa para que pueda sonreír y ver el aspecto alegre y favorable de la vida, y pueda ayudar a mis semejantes a verlo también.
Concédeme el don de la armonía, para que pueda vivir en amistad y buena correspondencia con los demás, y pueda tratarlos como quisiera que me trataran a mí.
Concédeme el don de la lealtad, para que pueda vivir conforme a la fémás grande que mi corazón conoce y así pueda honrarte y glorificarte con mis actos.
Concédeme el don de la paciencia para que pueda tolerar las faltas de los demás para que ellos en cambio tolere las mías.
Concédeme el convencimiento de que el amor es el “cumplimiento de la ley del maestro: amaras a tu prójimo como a ti mismo”.
Solo por hoy, oh dios mío, concédeme el don de la fe para saber que todas estas cosas que te he pedido me serán concedidas en los días por venir y siempre.
Así sea
CUALIDADES DE LA SECRETARIA
1. Ante todo feminidad.
2. El arte y conocimiento de las relaciones humanas
3. Responsabilidad.
4. Honestidad e integridad.
5. Espíritu de superación constante.
6. Iniciativa y sentido común.
7. Dinamismo.
8. Buen juicio e inteligencia
9. Una gran fuerza de voluntad.
10. Sentido del humor.
11. Una excelente y permanente presentación personal.
12. Ética profesional intachable.
OBLIGACIONES DE LA SECRETARIA
1. Cambiar la hoja del calendario.
2. Colocar agua y flores en los floreros, y en ocasiones regar matas.
3. organizar el escritorio del jefe.
4. Afilar los lápices.
5. Registrar la correspondencia llegada.
6. Despachar la correspondencia.
7. Archivar.
8. Elaborar el recordatorio de las labores del día.
9. Verificar lo que hay anotado en el orden del día.
10. Despachar el correo.
PROGRAMA DE LA SECRETARIA
1. Entrada puntual.
2. Preparación del trabajo del día, consulta de fichero memorando donde anoto lo concerniente a la presente jornada.
3. Lectura del correo y de los servicio de prensa si el jefe está interesado en ellos.
4. Organización de las tareas que pertenecen a sus auxiliares antes de la llegada del jefe.
5. La secretaria estará dispuesta a atender la llegada del director. Con el tratara los asuntos relacionados a la jornada más otros nuevos e interesantes que el jefe traerá consigo.
6. No olvidar que el jefe esta en el despacho por lo tanto permanecerá atenta a un nuevo llamado de él.
7. Atender debidamente el teléfono y las visitas que sucederán sin duda a media mañana.
8. Cuando el jefe no la necesite, digitara algunas cartas o hará que el subalterno se ocupe de ello.
9. Por la tarde repasara el plan de trabajo si se ha desarrollado conforme a lo previsto.
10. Tal vez el director quiera repasar de nuevo los asunto programados para el día o dicte algunas cartas.
11. La calma de la tarde será excelente para archivar y buscar algunos documentos enlazados a otros temas por resolver.
12. Programa escrito para las labores del día siguiente.
COMO DEBE SER UNA SECRETARIA
Toda digitadora aspira a ser secretaria particular, ya que este trabajo es más valioso e interesante.
Esta posición tiene más oportunidades para su iniciativa y tareas que no encuentre en la rutuna diaria.
Como digitadora se debe llevar una perfección que la capaciten para aceptar la responsabilidad que un puesto de secretaria exige.
La secretaria no espera que el jefe le diga lo que tiene que hacer, debe saber los datos que el jefe necesita y tenerlos a mano. Al hablar por teléfono debe ser gentil, y recordar que está representando a su jefe y que desea que a todas las traten con la misma cortesía acostumbrada por él. Al tomar el auricular debe dar a conocer el nombre o razón social del negocio.
La secretaria por el puesto que ocupa oye y conoce muchos asuntos relacionados con el negocio, debe ser discreta y no confiarlos absolutamente a nadie ni siquiera sus familiares, en caso de hacerlo faltaría al sigilo de perder la confianza y si pierde la confianza perderá el puesto.
Por ejemplo: Austeco Sucursal Uno habla la secretaria de gerencia en que puedo servirle, en esta forma hay claro entendimiento, de la persona de quien se trata y así debe evitarse la servidumbre de pérdida de tiempo, debe asegurar toda clase de papeles donde no están a mano ni vista de los ojos indiscretos del público, debe saber que un pequeño descuido ocasiona la perdida de cualquier negocio.
Cuando hable por teléfono hágalo muy breve y claro, debe evitar conversaciones con amigos, esto es molesto para el jefe.
Vigilar que la oficina del jefe este siempre ordenada lo mejor posible los papeles en sus respectivos lugares, el computador debe estar desocupado. Estos detalles pronto son observados por su jefe aunque él no lo demuestre. La correspondencia debe estar limpia para que su trabajo sea el mejor presentado en la oficina.
Los escenarios económicos en donde operan las empresas se caracterizan por der proactivos, cambiantes, retadores, con grandes oportunidades y en donde sale adelante aquellas empresas que se han preparado para ello, que cuentan con un buen recurso humano, ejecutivos capacitados, capases de actuar en estas características.
A todo ello se agrega, como lo indica Fernando Vigorena, que vivimos en un cambio de época y no una época de cambios lo que se traduce en un verdadero proceso de anorexia estructural que vive la empresa moderna, internalización de funciones medio asía proveedores externos, estructuras en redes, el peso de mercado masivos a mercado segmentados y en general un ambiente poco propicio para “hacer carrera laboral”, en empresas con estructuras desmontables, descartables, transportables, desechables y hasta virtuales que están en permanente cambio.
En este contexto el trabajo de secretaria tradicional pasa construir pieza de museo y surge una nueva actividad, la de una secretaria, asistente Emprendedora, una profesión de apoyo a la gestión.
La gerencia ante esta realidad de los cambios, grandes retos que hoy se dan en los escenarios, más en uno turbulento, agresivo, riesgoso, incierto, debe contar con la colaboración de una secretaria ejecutiva, proactiva, que permite transitar exitosamente en este proceso se hace necesario, cada vez más, adquirir nuevos conocimientos, en un mundo en el que se maneja mucha información.
Definitivamente, la secretaria ejecutiva moderna desempeña en el presente un rol muy importante en pro de la eficacia, rendimiento, productividad del gerente. Debe contar con una serie de atributos que le permitan desempeñar su rol proactivamente cumplir con sus funciones, ante las nuevas exigencias que demandan las organizaciones que se han propuesto ser exitosas, poder cumplir estas, con su misión, desempeñarse adecuadamente en los nuevos escenarios que el presente exige.
Muy valido cuando se comenta, que se tenga presente que la secretaria ejecutiva, es el brazo derecho del gerente pudiéndole sustituir en ciertos casos, incluso cuando este viaja. Lleva a cabo las funciones que le han sido delegadas, aplicando su propia iniciativa y criterio, de modo que los asuntos importantes reciban la atención necesaria, para reducir al mínimo el vacio ocasionado por la ausencia del jefe.
Es necesario contar con conocimiento básicos de los actuales tópicos gerenciales modernos; a fi n de interpretar el lenguaje de los actuales ejecutivos, saber los fundamentos básicos que la telemática presenta en función de un desempeño exitoso en el ejercicio fundamental de la secretaria.
Haber alcanzado un buen crecimiento personal, empatía, trato, manejo adecuado de las Interrelaciones humanas servicio al cliente, amabilidad, asertividad, presencia, seguridad, autoestima alta, responsabilidad, moral, ética, aspiraciones, superación, creatividad, autoconocimiento.
A todo ello se debe considerar en la actualidad lo que aporta por ejemplo, mujeres de empresas.com, en relación a un tópico que muchas empresas han descuidado, como es el concerniente que a igual que las organizaciones exigen de sus directivos capacidad de liderazgo, habilidad para comunicar u visó a largo plazo, las secretarias van asumiendo nuevas responsabilidades y abandonando otras. Sobre todo desde mediados de los años 90, cuando las tecnologías de la comunicación e información sacudieron hasta sus simientes una serie de conceptos de la gestión empresarial.
Definitivamente es válido cuando se indica, que una secretaria es una colaboradora inmediata de un centro de gestión, con un conocimiento cabal de las actividades de si jefe y del sector en que trabaja , además está capacitada para la delegación de ciertas aéreas o trabajos que desarrollan o pueden desarrollar sus jefes.
Es decir, en general se ocupa de:
· Organizar, y en ciertos casos, asistir a reuniones.
· Establecer buenos contactos telefónicos.
· Redactar y presentar correctamente informes, comunicados, etc.
· Planificar su tiempo y el de su jefe.
· Prepara y tratar la información adecuadamente.
· Concertar, acoger y atender a las visitas.
· Preparar presentaciones der productos o servicios.
· Organizar los viajes de negocios.
Resumiendo, se nos indica, debes saber: trabajar en equipo gestionando todo aquello que su jefe delega en ella y establecer relaciones personales efectivas con el entorno interno y externo de la empresa.
Muy importante lo que indica Fernando Vigorena, que una secretaria que entre su futuro en sus capacidades técnicas no estará aprovechando el cambio de época que se está verificando, sino más bien estará preparándose solo para sobrevivir. Quienes sepan que solo el cambio de uno mismo podrá asegurar un éxito, será las secretarias del siglo xxi.
GLOSARIO
ABRERVIATURA:Representación de una palabra o grupo de palabras, obtenida por eliminación de algunas de las letras, silabas finales o centrales de su escritura completa, y que siempre se cierra con un punto.
ACRÓNIMO:Vocablo conformado por diferentes letras iniciales y no iniciales de una razón social. EJEMPLO CAFAM: caja de compensación familiar.
ACTA:Documento escrito que contiene lo sucedido, tratado y acordado en una reunión o situación especifica.
ANEXO:Documento o elemento que se adjunta a la comunicación o al informe; sirve para complementar y aclarar.
ASUNTO:Síntesis del contenido de la comunicación.
BIBLIOGRAFIA:Relaciones alfabética de fuentes documentales sobreuna materia o asunto determinado, registrados en cualquier soporte físico consultadas por el investigador para sustentar sus escritos.
CAPÍTULO:División que se hacen en los libros y en cualquier otro escrito para organizar y facilitar la comprensión del texto.
CARGO:Nombre de la posición que ocupa la persona responsable de expedir el documento.
CARTA:Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y personas naturales; igualmente,en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados. En algunas entidades se denomina oficio.
CERTIFICADO:Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.
CIRCULAR:Comunicación escrita de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externamente.
CITA:Pasaje, párrafo o proposición que proviene de alguien diferente al autor del informe, para apoyar o corroborar la propia idea o para compararla.
CÓDIGO:Sistema convencional que identifica el departamento, el área o la sección que produce el documento con sus respectivas series. Éste responde al sistema de clasificación documental establecido en la entidad. Hace referencia a la identificación numérica, alfabética, alfanumérica y otros, de la dependencia en la organización, seguida de la serie documental, en caso de que exista.
CONCLUCIONES:Juicio crítico y razonado del análisis sobre los resultados del informe, presentados de manera directa, clara, concisa y lógica.
CONSTANCIA:Documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad.
CONTENIDO:En esta página se enuncia los títulos de primero, segundo, tercer y cuarto nivel y la relación de los materiales complementarios del trabajo, en el mismo orden en que aparecen y los números de las páginas donde se encuentran.
CONVOCATORIA:Acuerdo de fecha, hora y lugar para la siguiente reunión.
COPIA:Fiel reproducción del documento.
CUBIERTA:Parte exterior que cubre la hojas internas; suele reproducir lo datos de la portada.
DESARROLLO:Descripción de los asuntos tratados en una reunión.
DESPEDIDA: Palabra o frase de cortesía con la cual se finaliza una comunicación.
DESTINATARIO:Persona a quien va dirigida la comunicación.
ENCABEZADO:Título de la comunicación que se realiza. Línea de identificación para indicar la continuidad del documento.
ENCABEZAMIENTO:Conjunto de palabras con que se inicia un documento, según el tipo de comunicación. Palabras fijas que sirven de guía para establecer el inicio de un documento.
ESPACIO:Distancia horizontal de la escritura, entre palabras o cifras, o ambas.
ESQUEMA:Representación gráfica y simbólica de la distribución que deben tener los textos de los documentos.
ESTILO: Distribución de las diferentes líneas que conforman la comunicación.
EXPERIENCIA:Práctica que proporciona conocimiento, habilidad o competencia para hacer algo.
FIGURA:Gráficos, dibujos, planos, fotografías, mapas, diagramas o esquemas.
FOLIAR:Acción de numerar las hojas.
FOLIO:Hoja.
FUENTE O TIPO DE LETRA:Tamaño en los caracteres utilizados en la edición de un documento.
FUENTE BIBLIOGRÀFICA:Lista de fuentes consultadas que están relacionadas con el tema.
GLOSARIO:Lista alfabética de términos con sus definiciones y explicaciones, necesarias para la comprensión del documento.
ILUSTRACIÒN:Representación de un objeto. Tabla, figura u otro material gráfico que aparece en el cuerpo del documento para ampliar, complementar y ejemplificar el texto.
INDICE:Lista opcional pormenorizada y especializada de los diversos términos precisos (geográficos, onomásticos, autores, temas y otros) que se incluyen en el documento, para facilitar su ubicación en el texto.
INFORME:Documento que describe o da a conocer datos precisos sobre el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto, relativo a un caso concreto para conocer resultados de procesos administrativos.
INTERLÍNEA: Distancia vertical entre dos renglones.
INTERLÌNEA LIBRE:Renglón sin escritura.
INTRODUCCIÓN:Escrito, como preámbulo, que expone brevemente el contenido, el alcance y objetivos del informe extenso.
LÍNEAS ESPECIALES:Línea de anexos, copia e identificación del transcriptor.
LOGOTIPO:Símbolo que identifica a la organización. Proyecta la imagen corporativa y hace fácil la identificación de la entidad que genera o produce la comunicación.
MÁRGENES:Distancia que queda en blanco en cada uno de los cuatro lados de una página impresa.
MATERIAL COMPLEMENTARIO:Parte agregada o anexa a una obra que la complementa directa o indirectamente; separada físicamente del documento que contiene la parte principal de la misma y que, con frecuencia, es de naturaleza diferente de ésta, por ejemplo: mapas, folletos, disquetes, casetes, videos, discos compactos, libros de respuestas, diapositivas, planos entre otros.
MEMBRETE:Inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurídica.
MEMORANDO:Comunicación escrita que se emplea en las organizaciones para tratar asuntos internos.
MENSAJE ELECTRÓNICO:Comunicación escrita, a través de la internet.
MODELO:Esquema de distribución de zonas que le permiten a la organización la diagramación de su papelería.
NOTA DE PIE DE PÁGINA:Aclaración del autor del informe para ampliar o complementar una idea expresada en el texto.
NIVEL:Ubicación, dentro de la jerarquía, de los elementos temáticos que conforma un documento. También se refiere a cada uno de los numerales que forman parte del documento.
OBJETIVO:Describe la finalidad del informe corto.
ORDEN DEL DIA:Relación de temas que se han de tratar en una reunión.
PÁGINA:Cara de una hoja. Lo escrito o impreso en una cara del papel.
PAGINAR:Acción de numerar páginas.
PORTADA:Primera página del informe; contiene los datos requeridos para la identificación del documento.
RADICACIÓN:Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y la hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar el trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Estos términos se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.
RAZÓN SOCIAL:Nombre que identifica a una organización.
RACOMENDACIÓN:Formulación concisa de acciones necesarias, como resultado directo de las conclusiones que se consideran alcanzadas.
REDACTOR:Persona que genera y plasma ideas en una comunicación.
REFERENCIA BIBLIOGRÁFICA:Conjunto de datos suficientemente precisos ordenados, los cuales facilitan la identificación de una fuente documental o parte de ella.
REGISTRO:Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: nombre de la persona, entidad remitente o destinataria, nombre o código de la(s) dependencia(s) competente(s), número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuestas (si lo amerita), entre otros.
REMITENTE: Nombre, apellido y cargo del firmante.
RENGLÓN:Serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.
RESUMEN EJECUTIVO:Exposición sucinta de un tema que debe quedar por escrito. Informe breve que se limita a precisar el desarrollo de acciones ejecutivas.
RÚBRICA:Rasgo o rasgos de figura determinada, que cada persona escribe como parte de la firma, después de su nombre o título.
SALUDO:Frase de cortesía de la cual se inicia la comunicación.
SIGLA:Abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra de una razón social.
SOBRE:Cubierta que guarda y protege un documento, para su entrega o envío.
SOPORTE:Medio físico para registrar información escrita, sonora, visual, electromagnética; este material puede ser papel, metal, pergamino, madera, filme, cinta magnética, disco óptico, entre otros.
SUBDIVISIÓN:Cada parte en que se fracciona un capítulo. Corresponde a temas y subtemas.
TABLAS:Serie de números, valores, unidades y datos relacionados entre sí, presentados en columnas para facilitar su interpretación. Representa información cuantitativa en columnas.
TABULADO:Espacio determinado para escribir datos en columnas.
TERCIO:Cada una de las tres partes en que se visualiza el sobre.
TEXTO: En las comunicaciones organizacionales, es el contenido del mensaje.
TÍTULO:Palabra o frase con la cual el autor denomina e identifica un documento o cada uno de los temas, divisiones o subdivisiones de un escrito o una publicación y que a menudo (aunque no necesariamente) lo distingue de otro documento.
TRANSCRIPTOR:Persona responsable de elaborar, digitar o transcribir la comunicación.
VIÑETA:Símbolo que se coloca para separar series o párrafos que no están numerados en un trabajo escrito.
ZONA:Espacio predeterminado para ubicación de un conjunto de datos impresos o escritos.
PRINCIPALES TIPOS DE CARTAS
Vamos a ver cuáles son las principales cartas usadas en el ámbito profesional (a pesar de que existen muchas otras).
1. Cartas de agradecimiento. Se trata de cartas en las que se expresa un sentimiento de gratitud a causa de un favor realizado, o por una ayuda u hospitalidad, buen trato etc.
2. Cartas de despido: Es siempre un mal trago despedir a una persona mirándole a la cara. Una carta de despido hace la tarea más fácil
3. Cartas de solicitud. Cuando un cliente necesita conocer determinadas informaciones o datos sobre productos, empleos, etc. Siempre debe destacar como objetivo principal la información que se solicita.
4. Cartas de felicitación. Aptas para mejorar las relaciones sociales entre personas, y para quedar bien con los clientes, directivos, etc.
2. Cartas de despido: Es siempre un mal trago despedir a una persona mirándole a la cara. Una carta de despido hace la tarea más fácil
3. Cartas de solicitud. Cuando un cliente necesita conocer determinadas informaciones o datos sobre productos, empleos, etc. Siempre debe destacar como objetivo principal la información que se solicita.
4. Cartas de felicitación. Aptas para mejorar las relaciones sociales entre personas, y para quedar bien con los clientes, directivos, etc.
5. Cartas de recomendación: Para apoyar la candidatura a un puesto de trabajo por parte de las personas más cercanas, ya sean compañeros de trabajo o la persona contratante del anterior empleo. Siempre son útiles porque expresan los detalles que el nuevo contratador no se atreve a preguntar o necesita de semanas de experiencia para constatarlos.
6. Cartas de presentación. Al igual que la carta anterior, aquí las recomendaciones las damos nosotros en referencia a nosotros mismos, se trata de vendernos y vendernos bien. Hoy en día este tipo de cartas están perdiendo cada vez más valor, y en pocas ocasiones se solicitan.
7. Cartas de invitación. Dejando de lado el tedioso sistema de llamar por teléfono a una larga lista de invitados, se usa de forma muy habitual la redacción de un modelo de carta adaptada a un grupo de personas.
CARTA AGRADECIMIENTO
Manuel Rodríguez santos Calle Respi, 67 Tfl. 555-239222 | |
Sra. Caminera Flores Directora de CARSSA S.A. Avda. Los cipreses 23 Madrid, 5 de Julio de 2003 Estimada Sra. Flores, Me dirijo de nuevo a usted para agradecerle la entrevista que mantuvimos el pasado viernes, en la que conversamos a cerca de mi experiencia laboral como oficinista en paro. Quisiera también, reiterarle mi gran interés en formar parte de su equipo, ya que considero que, la filosofía de su empresa coincide plenamente con mi estilo de trabajo, basado en la pulcritud y la discreción, y me siento capacitado para realizar con éxito las funciones de oficina asignadas al puesto vacante. A la espera de nuevas noticias, le agradezco el interés demostrado en mi candidatura y quedo a su entera disposición para un próximo encuentro. Un cordial saludo, Manuel Rodríguez Santos | |
CARTA DESPIDO En Bilbao, a 3 de diciembre de 2001 Sr. D. Juan Gómez Gómez | |
Muy Sr. Mío: Lamento tener que comunicarle que a partir del próximo día 10 de diciembre queda usted DESPEDIDO. Por supuesto no recibirá la cesta de navidad ni las participaciones en lotería que acostumbro a regalar a mis empleados. La causa principal del despido, conocida por todo el personal de la empresa, es su afición por hacer sus necesidades primarias sobre la alfombra del despacho de dirección. Lo que usted interpretaba como un acto de rebeldía ante la dirección es en realidad una ofensa y castigo hacia la señorita de la limpieza, compañera suya. Dichas causas están tipificadas, creo yo, o deberían de estarlo, como justa causa de despido en el artículo 131 del convenio laboral aplicable a esta empresa y sancionable con el despido por el artículo 14 del mismo contexto legal. Puede usted recurrir en el Juzgado de lo Social en el plazo de 10 días contados a partir de recibir la presente carta sin perjuicio del percibo de la liquidación que por saldo y finiquito le corresponde, pregunte en secretaría Sin otro particular y sin rencores, Atentamente Manuel López Director gerente | |
CARTA SOLICITUD Adela Torres Suarez C/ Bajada, 20, 1º D 28080 - Madrid Tfno: 91 2222222 | ||||||
BANCO BUENASVISTAS Pº Concordia, 120, 5º I Att. Director del Banco 28034 - Madrid Madrid, 5 de Julio de 2008 Muy señor mío: Tengo la complacencia de dirigirme a Usted, en virtud de lo dispuesto en el artículo 127 de la ley de protección de datos personales n° 1111 (y su decreto reglamentario), con el fin de solicitar el acceso a toda la información disponible o relacionada con mi persona obrante en sus bases de datos, registros, archivos y demás documentos así como todo lo relacionado con la información que surja de sus ordenadores o bancos de datos. A tal fin, les hago saber que mis datos personales identificativos son los arriba escritos y que a los efectos de la presente carta, constituyo domicilio en Madrid. Con fecha 2 de Julio he recibido una comunicación publicitaria no solicitada de ustedes. Por ello, le solicito que en los términos del artículo. 1227 de la ley 2326 procedan a eliminar y/o bloquear mis datos personales de vuestros bancos de datos a fin de que no me sea remitida más publicidad en mi buzón. Por lo expuesto solicito procedan a darme el acceso solicitado, en los términos del artículo 12554 y con las específicas previsiones del 130005 de la ley de protección de datos y patentes y a eliminarme de las bases de datos, bajo amenaza de iniciar las acciones legales pertinentes. Atentamente Adela Torres | ||||||
CARTA RECOMENDACIÓN
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PRESENTACIÓN PERSONAL Y ETIQUETA
INTRODUCCIÓN
Las relaciones comerciales, laborales y sociales exigen pautas de comportamiento que garanticen armonía y bienestar para las personas que participan en ella.
Las personas cultas logran distinguirse, entre otras razones, por su presentación personal y la observancia de las normas de cortesía y etiqueta.
ETIQUETA
NORMAS DE CORTESÍA: Las siguientes normas básicas facilitan la convivencia de familiares, vecinos, compañeros y la humanidad en general.
v Saludar y responder el saludo.
v Reconocer y respetar los derechos de los demás.
v Identificar, tomar conciencia y cumplir los deberes.
v Desempeñar el trabajo con gusto, orden y eficiencia.
v Comportarse con caballerosidad o femineidad en todo momento.
NORMAS DE ETIQUETA PARA LA MESA
En algunas ocasiones se realizan eventos empresariales en los cuales se comparte la mesa con compañeros y directivos; sin que el comportamiento social deba ser diferente del que se utiliza cotidianamente, a continuación se presentan algunas recomendaciones.
v Cuando inviten a pasar la mesa, no dirigirse a ninguno de los puestos, esperar a que señalen el lugar que debe ocuparse.
v No tomar asiento hasta que el anfitrión o el dueño de la casa no lo haga o le indique explícitamente.
v Adoptar una posición erguida.
v No apoyar los codos en la mesa, éstos deben de estar a los costados del cuerpo. El borde de la mesa debe coincidir con el punto que corresponde a la mitad del antebrazo.
v Empezar a comer cuando le hayan servido a todos los comensales.
v No elevar los codos, cuando se utilizan los cubiertos.
v No hablar con la boca llena.
v No llevar la boca a los alimentos. No hay que acercar la cabeza al plato, sino que el cubierto lleva el alimento a la boca.
v No tomar un trago de agua, vino o cualquier bebida con la boca llena.
v No utilizar demasiado la servilleta. Mantenerla sobre las piernas.
v No limpiar cubiertos, copas o vasos con la servilleta. Si hace falta pedir que los cambien.
v No empuñar los cubiertos; sostenerlos con naturalidad.
v No gesticular, jugar o accionar con los cubiertos en las manos.
v No hacer ruidos con los cubiertos sobre el plato, ni al masticar ni al beber del vaso o tomar la sopa.
v No mirar el contenido de las bandejas cuando lleguen a la mesa. Devorar los alimentos con la vista es de pésimo gusto y mala educación.
v En bufé, no servir grandes cantidades de comida hasta colmar el plato.
v No tomar con la cuchara o el tenedor grandes porciones de alimentos; se corre el riesgo de derramar sobre el plato o salpicar a alguien.
v No tomar el cuchillo como una pluma de escribir.
v No apoyar el dedo índice sobre el lomo de la hoja del cuchillo.
v No comer con la punta del cuchillo.
v No comer con la boca abierta.
v No tratar de enfriar la sopa o cualquier otro alimento.
v No partir con el cuchillo los alimentos blandos: verduras, huevos, legumbres, macarrones, espaguetis, canelones, frutas…, esto se hace con el tenedor.
v No dejar los cubiertos cruzados al terminar de comer ni para descansar entre bocado y bocado.
v No demostrar agradecimientos por una comida con voracidad. Es una absoluta grosería.
v No tocar el plato con las manos. Sólo el de la sopa puede inclinarse ligeramente hacia el interior de la mesa.
v No comer el pan a mordiscos. Debe partirse en pequeños pedazos cada vez. Las galletas y tostadas si se pueden morder, pero en pequeños bocados.
v No sostener le pan con el tenedor.
v No tratar de subdividir porciones que vienen ya cortadas o arregladas.
v No levantar el dedo índice o el meñique al manejar los cubiertos o al llevar un vaso, taza o copa a los labios. Resulta muy cursi.
v No poner las manos encima del plato para impedir que repitan alguna porción o alimento.
v No rechazar alguna comida aduciendo problemas de salud. El invitado educado come lo que le sirvan, aunque no le guste.
v No iniciar conversaciones sobre temas desagradables.
v Evitar temas relacionados con problemas de salud.
v No usar palillos.
v No retocarse en la mesa.
NORMAS DE ETIQUETA PARA EL RESTAURANTE
v Si la comida no corresponde con lo pedido, está fría o si no es del agrado, devolverla con discreción y cultura.
v Si se derrama algo, no limpiar la mesa; solicitar al camarero que lo haga. Mientras él llega, utilizar una servilleta.
v Si se cae un cubierto al suelo, no recogerlo, esto lo hace el camarero.
v Si en la mesa ha sucedido un desastre porque algo se regó, debe pasarse a otra mesa, pero no llevar los platos ni la copa, esto lo hace el camarero.
v Actualmente, una mujer puede invitar a un caballero a un restaurante. En este caso, ella sugiere las comidas, pero siempre pide a su invitado que escoja las bebidas. A la hora de pagar, ella pide la cuenta y paga. Si lo prefiere puede levantarse y arreglar la cuenta en privado.
CERTIFICADOS
El certificado es un documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, juramento, ceremonia, norma y requiere registro notarial).
Con base en el hecho o acto que se prueba, pueden emitirse certificados de:
Ø Calificaciones obtenidas dentro de periodos académicos.
Ø Registro civil o parroquial de nacimiento, bautizo o de defunción.
Ø Becas, donaciones, exenciones, créditos, paz y salvos, resultados médicos, documentos de identidad, entre otros.
CONSTANCIAS.
La constancia es un documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad, puede ser personal.
Según el hecho o el acto, se clasifican en constancias para:
Ø Tiempo de servicio.
Ø Experiencia.
Ø Salarios u horarios.
Ø Clases de trabajo.
Ø Jornada laboral.
Ø Cumplimiento de comisiones.
Ø Comportamiento del trabajador, entre otros.
CARACTERISTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
La constancia y la certificación tienen como objetivo fundamental dar a conocer información de carácter personal.
Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
A. Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa.
B. Usar un tratamiento impersonal, respetuoso y cortés.
C. Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo.
D. Utilizar los formatos establecidos en cada organización.
E. Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.
F. Suministrar la información en forma personalizada.
G. Expedir siempre en original.
MEMORANDOS
Son comunicaciones escritas que se utilizan para transmitir información, orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y las líneas de coordinación jerárquica de la organización.
CARÀCTERISTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
Se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos:
Ø Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización.
Ø Redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, cortés y en modo impersonal o en primera persona del plural.
Ø Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.
Ø Tratar preferiblemente un solo tema por memorando.
UTILIZACIÓN DEL MEMORANDO
El memorando puede tener uno de los siguientes objetivos:
Ø Informar sobre un hecho en forma breve.
Ø Expresar necesidades.
Ø Hacer requerimientos.
Ø Regular o aclarar una situación.
Ø Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto.
Ø Dar respuesta a una comunicación recibida.
Ø Reiterar información, requerimiento o solicitud urgente.
Ø Conocer detalles sobre un aspecto determinado.
Ø Impugnar o corregir una situación.
Ø Confirmar eventos ocurridos o pendientes.
Ø Solicitar o remitir información, documentos u objetos.
Ø Felicitar, invitar, o convocar a reuniones no protocolarias.
Ø Hacer llamados de atención, entre otros.
MEMORANDO
000001
Medellín 2 de marzo de 2011-03-14
Para: Acción social
De: Pedro Fernández
Asunto: certificado de supervivencia
Con agrado los saludo e informo que me encuentro viva y que aquí les anexo mi fotocopia de certificado de supervivencia y un certificado.
Por consiguiente pido que por favor me incluyan en el registro único de población desplazada.
ATT: Pedro Fernández
Sor Inés Mena Moya
Anexo
Copia de certificado de supervivencia
CIRCULARES
Comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externamente.
CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
La circular tiene como objetivo fundamental dar a conocer información de carácter general.
La circular con carácter interno se utiliza para informar disposiciones, normas lineamientos y políticas y la circular externa para dar a conocer reglas de negocios, nuevos productos o servicios, entre otros.
Se debe n tener en cuenta los siguientes aspectos:
Ø Tratar un solo tema.
Ø Iniciar y finalizar el texto con una frase de cortesía.
Ø Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa.
Ø Usar un tratamiento respetuoso y cortés.
Ø Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo.
Ø Utilizar los formatos normalizados en el manual de procedimientos de cada organización.
Ø Distribuir el texto de acuerdo con su extensión
CLASES DE CURCULARES
La circular general se dirige a un grupo específico de personas.
La carta circular está dirigida en forma personalizada.
CARTAS
03250
Medellín 11 de marzo de 2011
Señora
LUISA FERNANDA ARANGO
Jefe Departamento Recurso Humanos
Capacitación Empresarial
Cra 10 # 55 396
Medellín
Asunto: carta de retiro
Cordial saludo, señora Arango:
Le informo que no puedo seguir trabajando en esta empresa por motivos personales.
Por consiguiente le envió mi carta de renuncia irrevocable
Muchas gracias
Sor Inés mena moya
Secretaria
Copia de carta de renuncia
INFORMES
La expedición de informes está a cargo de funciones o empleados autorizados, mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones.
Los informes se elaboran en papel con logo símbolo, de acuerdo con las normas internas de la organización.
NOTA esta disposición se debe tener en cuenta de acuerdo con la política de costo de cada organización.
Si es necesario, se recomienda elaborar documento remisorio al presentar los informes administrativos, ya sea que se envié por internet o correo electrónico.
Cuando existan anexos en un informe, se recomienda hacer su identificación, descripción o aclaración dentro del texto
CARACTERÍSTICAS DE LA REDACCIÓN Y LA PRESENTACIÓN
En los informes se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
- tratar un solo tema por informe.
- redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa.
- usar tratamiento respetuoso y cortés.
- redactar en forma impersonal (se proyecta, se estudio).
- utilizar los formato normalizados, de acuerdo con los manuales de cada organización.
- Disponer el orden en que se van a describir y contar las actividades realizadas.
- Elegir el leguaje técnico adecuado, así como el tono para presentar los hechos.
UTILIZACIÒN EL INFORME
De acuerdo con los objetivos del informe, se recomienda que el remitente tenga en cuenta los siguientes usos:
- Regular o aclarar una situación.
- Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer requerimiento.
- Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto.
- Reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente.
- Impugnar o corregir una situación.
- Presentar detalles sobre un aspecto determinado.
SALUDO
Se utiliza precedido del título: para las damas, el nombre sencillo o compuesto, según aparece en el destinatario; para los caballeros, los apellidos. Si el saludo es breve y finaliza en dos puntos, se recomienda la despedida seguida de coma; si el saludo es extenso, se recomienda que la despedida termine en punto.
EJEMPLOS: Apreciado señor Botero García.
Respetada ingeniera Gloria María.
Señora ministra.
Cordial saludo, señor Martínez Orjuela.
En el caso de los memorandos y las circulares, en los cuales se incluye el saludo, se presentan los siguientes ejemplos.
PARA MEMORANDO
- Con agrado la saludo e informo que…
- Tengo el gusto de saludarla y …
- Con saludo cordial adjuntamos…
PARA CIRCULAR
- Con nuestro cordial saludo, les solicitamos…
- Cordial saludo señores y les comunicamos…
- Los saludamos y confirmamos que…
El saludo como parte inicial del texto se escribe a dos interlíneas libres después del asunto.
EJEMPLOS: tenemos el gusto de saludarla, ingeniera Lucia, y de acuerdo con…
Con agrado lo saludamos, señor Suárez, y le comunicamos…
Respetuosamente lo saludamos y confirmamos…
Con nuestro cordial saludo, adjuntamos…
DESPEDIDA
Expresión de cortesía que se presenta en dos alternativas. Existen despedidas breves seguidas de coma (,).
EJEMPLOS: Atentamente.
Cordialmente.
Sinceramente.
Respetuosamente.
También se presentan despedidas con frase de cortesía terminada en punto (.)
EJEMPLOS: Agradecemos su gentil colaboración.
Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta antes de cuatro días.
Muchas gracias por su amabilidad y rápida acción.
Para nosotros es un gusto servirle.
Hasta una nueva comunicación.
Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son documentos que adquieren valor administrativo, legal jurídico e histórico desde el momento de su creación.
De acuerdo con la importancia o características especificas del acta. Cada organización debe cumplir con lo ordenado en la legislación y vigente y en algunos casos se debe registrar o presentar ante la entidad competente; en este caso el acta se debe elaborar en papel con membrete.
CARACTERISTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
Toda acta debe llevar el nombre que se reúne. Además, se debe aclarar si el carácter de la reunión es ordinario o extraordinario.
Cada acta que se elabore debe expresar lo tratado en una reunión o situación específica, sin describir detalles intranscendentes.
Las actas se redactan en tiempo pasado, excepto las de descargo que deben redactarse en tiempo presente. Ningún párrafo debe iniciarse con gerundio. Se recomienda no9 redactarlas con lenguaje telégrafo; tampoco debe presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.
Los párrafos deben ser concisos, claros y con énfasis en las decisiones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa de algún participante, se anotan las discrepancias o aclaraciones necesarias.
La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.
Cuando haya lugar a votaciones, se indica el número de votos emitidos a favor en contra y en blanco. En caso de nombramientos, se registra los resultados y los nombres completos.
Se indica el nombre de la persona que presenta una moción y no es necesario anotar nombre de quienes se adhieren a ella. Cuando sea necesario mencionar la intervención de una de los asistentes, se hace con su nombre completo.
UTILIZACION DE LAS ACTAS
Las actas se utilizan como registro de todo lo acontecido y acordado en una reunión o situación específica.
CLASES DE ACTAS
Existen varias clases de actas entre las cuales se destacan:
§ Actas de comities.
§ Actas de consejo municipal.
§ Actas de consejo.
§ Actas de juntas directives.
§ Actas de asambleas.
§ Actas de reunions administrative.
§ Actas de baja de inventario.
§ Acta de eliminación de documentos.
§ Actas de sociedades.
§ Actas de entrega.
Copia de certificado de supervivencia
CARTAS
La expedición de cartas u oficios está a cargo de funcionarios o empleados autorizados mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus funcione.
Se recomienda elaborar las cartas u oficios externos en forma de carta, oficio o A4, con logo membrete y pie de página. Estos elementos deberían estar preferiblemente en todas las hojas. Para las cartas u oficios internos, se recomienda que sólo lo primera hoja vaya con el logo, membrete y pie de página, las demás con el logo.
Cuando existan anexos en una carta u oficio, se recomienda hacer su certificación, descripción o aclaración dentro del texto.
CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
La carta u oficio tiene como objetivos fundamentales informar y persuadir a su destinatario, para ello se recomienda tener en cuenta:
- Tratar un solo tema por comunicación.
- Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa.
- Usar tratamiento respetuoso y cortés.
- Redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en singular o plural.
- Emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo.
- Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización.
- Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.
UTILIZACIÓN DE LA CARTA
De acuerdo con sus objetivos, la carta u oficio tiene los siguientes usos:
- Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes.
- Regular o aclarar una situación.
- Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto.
- Dar respuesta a una comunicación recibida.
- Retirar una información, u requerimiento o solicitud urgente.
- Solicitar detalles sobre un asunto determinado.
- Impugnar o corregir una situación.
- Confirmar eventos ocurridos o pendientes.
- Solicitar o remitir información,, documentos u objetos.
- Ofrecer agradecimientos, excusas o condolencias.
- Felicitar, invitar o convocar.
- Hacer llamadas de atención, entre otros.
CLASES DE CARTAS U OFICIOS
Independiente del estilo y según su contenido, existen varias clases, entre las cuales se destacan:
- Organizacionales: se producen en el desarrollo de las actividades de la organización.
- Oficiales: se produce en las oficinas públicas y organizaciones del estado.
